Apa itu Aplikasi Roster? Manfaat dan Tips Penggunaannya

TIMESLINE - Saat ini, aplikasi roster telah turut meramaikan kemajuan dan kecanggihan dunia digital dalam bidang manajemen perusahaan. Aplikasi ini  menjadi solusi terbaik untuk menghemat waktu, uang, dan juga tenaga pengelola.

Aplikasi roster sangat membantu untuk membuat payroll ataupun mengelola absensi dengan praktis, efisien, dan otomatis. Tanpa adanya aplikasi roster, seorang manajer akan menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan tugas administratif ini.

Terlebih lagi, apabila perusahaan tersebut memiliki karyawan dalam jumlah banyak tentunya diperlukan ketelitian dalam membuat jadwal ataupun gaji yang sesuai dengan hak karyawan. Peran aplikasi roster akan sangat membantu dalam pengelolaan dan terasa lebih mudah.

Berbeda halnya apabila tanggung jawab tersebut dikerjakan secara manual oleh satu orang. Kemungkinan terjadi kesalahan perhitungan sangatlah besar. Selain itu, terdapat beberapa kekurangan dari penyusunan roster yang dilakukan secara manual.

Beberapa diantaranya yaitu rostering manual ternyata dapat membuat ROI (Return of Investment) menjadi rendah, seorang manajer juga kehilangan waktu sekitar 3.14 jam dalam satu minggu untuk menyusun daftar, karyawan tidak dapat melihat pembaharuan dari jadwal baru yang ditentukan, berlebihan atau kekurangan dalam penjadwalan karyawan, atau bahkan berisiko adanya komplain buruh apabila melanggar peraturan.

Sehingga rostering tidak dapat dipandang sebelah mata karena dapat berakibat fatal pada perusahaan, apabila terjadi kesalahan dalam penyusunannya. Lalu apa pengertian aplikasi roster itu? Apa saja manfaat dan tips menggunakannya? Berikut adalah ulasannya.

Apa itu Aplikasi Roster?

Apabila diartikan secara etimologis, aplikasi berasal dari kata application yang merupakan bentuk benda (noun) dari kata kerja (verb) to apply yang dalam bahasa Indonesia memiliki arti pengolah.

Sedangkan kata roster merupakan istilah bahasa Inggris yang dapat diartikan sebagai daftar nama. Dalam hal ini, pengertian roster dapat dimaknai sebagai pengelolaan nama (karyawan).

Sehingga dapat disimpulkan bahwa aplikasi roster adalah sebuah alat manajemen yang secara otomatis dapat membantu penggunanya untuk mengatur, mengelola, dan menginformasikan karyawan dalam sebuah software.

Apa saja Manfaat Menggunakan Aplikasi Roster?

Terdapat dua poin utama dari keuntungan penggunaan Roster Apps  yaitu kinerja yang efektif dan hasil yang didapatkan lebih baik.

Berbeda halnya apabila penyusunan tersebut dikerjakan secara manual. Apabila dijabarkan, berikut adalah manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan memilih menggunakan Roster Apps.

1.      Mempersingkat Waktu Pengerjaan

Pada umumnya, penyusunan daftar nama yang sesuai hukum, baik, dan benar dapat memakan waktu yang cukup banyak. Terlebih lagi apabila, penyusunan tersebut untuk perusahaan besar.

Tentunya pengerjaan manual membutuhkan waktu yang lama. Hal tersebut dapat berimbas pada tanggung jawab lain yang terpaksa tertunda atau bahkan terancam tidak dilaksanakan. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengerjaan manual kurang efektif untuk dilakukan.

Dengan adanya Roster Apps, seorang manajer akan lebih mudah dan mampu mempersingkat waktu pengerjaan. Tanggung jawabnya yang lain juga tetap terlaksana lebih efektif.

2.      Mengurangi Kemungkinan Lembur dan Over/Under Staffing

Susunan daftar nama karyawan yang baik, mengarahkan pada waktu kerja yang sesuai jadwal dan penugasan berjalan secara efektif. Hal tersebut, akan dapat dijumpai apabila perusahaan menggunakan aplikasi. Roster Apps dapat mengurangi penyusunan lembur yang tidak efektif dan mengurangi kemungkinan kelebihan atau kekurangan karyawan saat jam kerja.

3.      Kinerja Karyawan Lebih Baik

Dengan adanya penyusunan jadwal yang baik dan benar, tentunya karyawan akan lebih mampu meningkatkan kualitas kinerja mereka. Berbeda halnya, apabila jadwal yang disusun terdapat beberapa kesalahan fatal seperti kelebihan ataupun kekurangan karyawan.

Selain dapat berdampak pada kerugian perusahaan. Karyawan juga akan merasa dirugikan dan berakibat pada kinerja mereka yang kurang berkualitas. Hal tersebut dikarenakan, tekanan yang didapatkan lebih besar. Sehingga karyawan merasa stres dan tidak dapat menyelesaikan tugas.

4.      Memaksimalkan Waktu Kerja

Tidak dapat dipungkiri bahwa hampir semua orang menyukai hari libur atau pulang kerja tepat waktu. Penyusunan roster yang efektif akan mendorong aktivitas kerja yang efektif pula. Sehingga hari libur karyawan lebih berkualitas tanpa khawatir adanya lembur yang sia-sia.

Tips Penggunaan Aplikasi Roster

Sebelum menggunakan aplikasi roster untuk mengerjakan tugas, Anda perlu memahami tips-tips dalam penyusunan daftar kerja karyawan. Tips ini merupakan pengetahuan dasar, di mana seorang pimpinan perusahaan dan divisi HRD harus memahami sebelum penyusunannya.

Meskipun terdengar sepele, penyusunan daftar kerja atau daftar nama karyawan membutuhkan beberapa pertimbangan yang matang. Perusahaan besar dengan jumlah karyawan ribuan, tentunya membutuhkan pengelolaan sistematis agar tidak terjadi kesalahan yang berdampak pada bidang lainnya.

Pada umumnya, penyusunan jadwal kerja atau shifting terdapat dua jenis yaitu permanen dan rotasi. Tidak terlepas dari setiap sistem memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, jenis penyusunan ini dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Apapun jenis penyusunannya, manajer haruslah tetap membuatnya dengan baik dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Hal ini bertujuan agar kebutuhan perusahaan dan karyawan tercapai dengan efektif, tidak membuang waktu, uang dan tenaga sia-sia.

Oleh karena itu, pemahaman mengenai tips-tips penyusunan daftar nama diperlukan. Tips yang akan diulas ini, akan memberikan gambaran dan pertimbangan untuk merencanakan penyusunan jadwal dengan baik. Adapun juga, penggunaan aplikasi roster haruslah dibarengi dengan pemahaman mengenai tips-tips berikut ini.

1.      Pahami Tujuan Perusahaan dan Karyawan

Salah satu fungsi esensial divisi HRD adalah menjembatani kebutuhan perusahaan dengan karyawan ataupun sebaliknya. Pemahaman mengenai tujuan dan kebutuhan perusahaan diperlukan untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan karyawan.

Adapun seorang karyawan juga perlu memahami tujuan dan kebutuhan perusahaan. Selain itu, pemahaman mengenai kompetensi karyawan juga perlu menjadi perhatian khusus. Hal ini bertujuan untuk perimbangan kompetensi karyawan saat di lapangan.

Selain itu, divisi HRD juga perlu mengetahui kondisi karyawan untuk dapat menyesuaikan dengan kondisi perusahaan.  Sehingga, dengan memahami dua pihak tersebut, manajer dapat menempatkan karyawan secara tepat.

2.      Pengelompokan Karyawan

Divisi HRD dapat mengelompokkan karyawan untuk memudahkan penyusunan. Dengan membuat pengelompokan sesuai dengan kompetensi dan kebutuhan, HR dapat menyesuaikan dengan situasi dan komisi perusahaan maupun karyawan.

Aplikasi roster dapat memudahkan pengelompokan dengan melakukan pembagian secara merata.

Pengelompokan ini berdasarkan jam kerja dalam satu hari. Pada umumnya, perusahaan membagi dua atau tiga kelompok. Apabila perusahaan tersebut beroperasi selama 24 jam,  maka terdapat tiga kelompok seharinya.

3.      Perhitungan Waktu Kerja

Poin yang tidak kalah penting dalam penyusunan daftar nama adalah memperhitungkan waktu kerja. Setiap shift harus diperhitungkan agar sesuai dengan peraturan yang ada. Perhatikan jumlah waktu agar tidak terlalu lama karena dapat membuat karyawan terlalu lelah. Dengan perhitungan waktu kerja yang tepat, tentunya penyusunan daftar kerja tersebut dapat menjadi pedoman kuat untuk menjadi dasar kegiatan perusahaan.

4.      Perhatikan Peraturan dan Undang-Undang yang Berlaku

Dalam manajemen perusahaan, mengikuti peraturan dan undang-undang yang berlaku merupakan hal vital yang harus dilaksanakan. Kebijakan mengatur jam kerja harus didasarkan pada pedoman UU Ketenagakerjaan.

UU ketenagakerjaan tidak hanya mengatur kebijakan mengenai waktu kerja, tetapi berbagai macam ketentuan yang harus diterapkan oleh sebuah perusahaan.

Termasuk salah satunya yaitu, karyawan berhak mendapatkan upah sesuai dengan peraturan yang telah ditentukan bersama.

5.      Penyusunan Jadwal Harus Jelas dan Mudah Dipahami

Hasil dari penyusunan jadwal tentunya akan dipublikasikan kepada karyawan. Tentu dalam pembuatannya harus jelas dan mudah dipahami agar tidak terjadi kesalahpahaman yang berakibat fatal. Dapat dikatakan, hasil akhir jadwal yang disusun ini harus ramah pembaca.

Tips Memilih Aplikasi Roster Terbaik

Setelah mengetahui tips penyusunan daftar nama, pemilihan aplikasi tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Untuk bisa mendapatkan aplikasi roster terbaik, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Berikut adalah beberapa tips untuk memilih aplikasi roster.

1.      Fitur Timesaving

Fitur ini menjadikan proses penyusunan lebih efisien karena menghemat waktu, tenaga dan uang.

2.      Ramah Pengguna

Aplikasi roster haruslah ramah pengguna karena tidak hanya digunakan oleh manajer tetapi juga karyawannya. Sehingga aplikasi ini haruslah mudah untuk digunakan secara intuitif dan navigasinya.

3.      Komunikasi Terpusat

Aplikasi haruslah mampu digunakan untuk menjadi tempat komunikasi antara manajer dan karyawan. Sehingga komunikasi yang tercipta akan terpusat melalui aplikasi tersebut.

4.      Dapat Digunakan untuk Berbagai Perangkat

Monitoring manajerial tentunya harus dilakukan setiap waktu, sehingga diperlukan roster apps yang dapat menyesuaikan dengan kebutuhan tersebut.

Ada baiknya untuk memilih aplikasi yang dapat digunakan di berbagai perangkat agar memudahkan pengelolaannya.

Aplikasi Roster Mekari Talenta

Pemilihan aplikasi roster haruslah memperhitungkan fitur-fitur terbaik yang menguntungkan bagi perusahaan. Salah satu aplikasi terbaik yang memiliki fitur lengkap HR manajerial dan dapat digunakan untuk berbagai jenis perusahaan adalah Talenta by Mekari.

Aplikasi Talenta ini dapat mengelola absensi lebih efisien, mengelola payroll tanpa kalkulasi manual, serta dapat mengurangi administrasi HR yang repetitif.

Aplikasi Talenta ini telah dirancang untuk mempercepat proses HR menggunakan teknologi otomasi software payroll dan manajemen HR berbasis cloud.

Adapun fitur unggulan dari aplikasi Talenta ini yaitu terdapat software payroll, software HRIS, performance review, aplikasi absensi online, flexible benefit, employee self service (ESS), bahkan ada pula fitur analytics.

Aplikasi roster ini dapat digunakan di berbagai bidang bisnis seperti manufaktur, perhotelan, ritel & food service, teknologi informasi, distribusi, konstruksi, healthcare, jasa profesional, atau bahkan bisnis skala menengah.

Keuntungan yang didapatkan menggunakan software talenta ini yaitu penyusunan jam kerja dan pengaturan absensi online yang efektif. Selain itu, perhitungan payroll dan transfer gaji sangat fleksibel dalam penerapannya.

Kemudian pengelolaan administrasi dilakukan dengan menggunakan HRIS cloud. Bahkan, pengelolaan benefit karyawan dapat diberikan dengan mudah, cepat dan terintegrasi.

Itulah ulasan dari artikel yang berjudul Apa itu Aplikasi Roster? Manfaat dan Tips Penggunaannya. Aplikasi talenta dapat menjadi solusi bagi perusahaan yang membutuhkan pengelolaan HR secara mudah, cepat, dan efektif.

Dengan adanya perencanaan jadwal kerja yang baik, dapat mengurangi risiko kendala-kendala yang mungkin terjadi di masa depan.

Pilihlah software HR manajerial yang dapat menyelesaikan berbagai tugas secara efektif dan reintegrasi. Adapun aplikasi talenta merupakan solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda.

Pengelolaan HR manajerial yang baik tentunya akan semakin mendorong pencapaian tujuan perusahaan. Sehingga, pastikan tidak salah memilih aplikasi.***

Penulis:

You have not selected any widget for this sidebar.

Baca Juga