Semua Tentang Aplikasi HRIS, Aplikasi yang Dapat Membantu Tugas HRD

Aplikasi HRIS
Aplikasi HRIS

TIMESLINE - Berbicara tentang tugas HRD dalam sebuah perusahaan mungkin cukup sederhana, mengurus karyawan. Namun mengurus karyawan yang berjumlah ratusan sampai ribuan oleh tim HRD yang jumlahnya mungkin hanya belasan, membuat perusahaan perlu memikirkan lebih dari sekedar mengurus karyawan.

Karena itu tugas HRD tidak bisa dibilang sederhana. Mereka bertanggung jawab terhadap salah satu aset perusahaan yaitu karyawan.

Dalam mengelola berbagai hal yang berhubungan dengan karyawan, kini teknologi bisa membantu. Kehadiran aplikasi human resource information system atau biasa dikenal dengan aplikasi HRIS menjadi solusi dalam urusan mengelola karyawan secara tepat dan terarah.

Aplikasi HRIS juga sudah dilengkapi dengan fitur-fitur canggih yang mudah untuk digunakan oleh HRD maupun karyawan sendiri.

Menjadikan urusan HR lebih mudah dan sederhana dapat meningkatkan produktivitas perusahaan. Kini perusahaan bisa lebih berfokus pada tujuan strategis disamping mengurus administrasi yang bisa diselesaikan dengan bantuan aplikasi HRIS. Nah, karena aplikasi HRIS cukup penting, mari mengenal lebih dalam tentang aplikasi HRIS.

Apa itu Aplikasi HRIS?

Penting sekali untuk memahami dasar aplikasi HRIS beserta kegunaannya. Aplikasi Human Resource Information System atau aplikasi HRIS merupakan software atau aplikasi yang dibuat khusus untuk mengelola dan mengorganisir berbagai hal yang berhubungan langsung dengan sumber daya manusia atau human resource.

Sumber daya manusia dalam perusahaan adalah karyawan sehingga aplikasi HRIS ini memang ada untuk membantu dalam mengelola urusan karyawan dalam perusahaan.

Aplikasi HRIS ini membantu dalam hal seperti absensi, perizinan karyawan, manajemen karyawan, rekrutmen, pelatihan, hingga penggajian.

Data-data mengenai masing-masing karyawan pun tersimpan dengan aman dan rahasia dalam database aplikasi HRIS.

Beberapa aplikasi HRIS juga memungkinkan karyawan untuk melakukan editing terhadap pembaharuan profilnya sendiri. Dengan menggunakan aplikasi HRIS di sebuah perusahaan, transparansi dan kepercayaan antara employer dan employee dapat terjaga.

Selain lebih memudahkan perusahaan, karyawan juga diuntungkan dengan menggunakan aplikasi HRIS ini. Kesalahan akan administrasi dan penggajian bisa lebih diminimalisir.

Mengapa Praktisi HR Masa Kini Menggunakan HRIS?

Manfaat utama penggunaan HRIS tentunya untuk merapikan dan mengontrol data informasi yang berkaitan dengan MSDM di perusahaan.

Berkembangnya zaman juga akan diikuti dengan perkembangan industri. Perusahaan akan menemui kesulitan dalam menjaga dan mengontrol data-data mereka sehingga tiba masa di mana manusia akan membutuhkan teknologi informasi untuk membantunya dalam mengatasi kesulitan tersebut.

Di era digital ini, HRIS adalah salah satu hasil dari rapid development industri big data yang kini telah mendunia dan terbukti memberi kemudahan bagi penggunanya, hampir di semua industri.

Jadi, apapun industri Anda, sebesar apa pun skala perusahaan Anda, sebaiknya Anda mulai terbiasa menggunakan aplikasi pengolah data seperti HRIS untuk memudahkan pekerjaan Anda kedepannya.

Cara Kerja Sistem HRIS

Di era digitalisasi tentu saja harus mampu diikuti oleh perusahaan besar atau yang sedang berkembang untuk mengikuti perkembangan teknologi. HRIS hadir untuk membantu perusahaan mengelola karyawan dengan lebih baik dan mudah.

HRIS juga bertujuan untuk memudahkan administrasi perusahaan. Pekerjaan yang sebelumnya dilakukan manual dapat diotomasi dengan lebih mudah dan tepat waktu.

Cara kerja sistem HRIS untuk perusahaan dapat dilakukan oleh setiap karyawan perusahaan. Karyawan hanya perlu login dan mendaftar akun pada sistem. Setelahnya, karyawan dapat mengakses setiap layanan dan informasi yang diperlukan.

Alur Kerja Sistem HRIS

Alur kerja yang terdapat pada sistem HRIS sebagai berikut:

  1. Mengajukan Cuti Lebih Mudah

Dengan sistem HRIS, karyawan akan lebih mudah mengajukan cuti melalui sistem yang tersedia. Dengan akun yang sudah terdaftar, pengajuan cuti bisa secara online sehingga lebih mudah dan sederhana.

Sebelumnya, karyawan harus menyamakan jadwal kerja yang sudah ditetapkan sistem. Setelah itu, manajer juga akan mengkonfirmasi persetujuan cuti melalui sistem secara real-time.

Dengan begitu, karyawan tidak harus menunggu lama dan jumlah cuti karyawan akan otomatis tercatat dalam sistem.

  1. Mengelola Absensi Secara Online

Pengelolaan absensi secara online juga memudahkan karyawan, karena karyawan hanya perlu melakukan absen melalui smartphone mereka.

Apalagi dengan keadaan sekarang dimana karyawan lebih sering bekerja remote, absensi online sangat memudahkan perusahaan. Sistem HRIS otomatis akan mendata dan menginput absensi karyawan dengan otomatis dan real time.

  1. Menghitung Gaji Lebih Akurat

Sistem payroll atau penggajian dalam sistem HRIS juga memudahkan perusahaan untuk menghitung gaji karyawan dengan cepat dan akurat.

Perusahaan tidak perlu menghitung gaji secara manual, karena dalam sistem sudah otomatis menghitung insentif karyawan dengan sistem absensi dan cuti. Dengan begitu, perhitungan gaji akan lebih mudah, cepat, akurat dan tentu saja dilakukan secara adil.

  1. Akses Tugas Harian Lebih Mudah

Sistem HRIS memudahkan karyawan mengakses tugas harian mereka yang diberikan atasan. Dengan mudah karyawan mengambil informasi tugas harian yang sudah dijadwalkan melalui smartphone masing-masing karyawan.

Tipe Aplikasi HRIS yang Sering Ditemui

Ada beberapa jenis aplikasi HRIS yang mungkin asing bagi orang awam. Berikut ini adalah tipe aplikasi HRIS yang biasa digunakan dalam perusahaan atau organisasi di Indonesia.

  1. Aplikasi HRIS Operasional

Tipe aplikasi HRIS yang satu ini mengurus hal-hal bersifat operasional seperti administrasi karyawan hingga payroll.

Dalam tipe aplikasi ini ada 5 komponen penting yaitu employee information system (berisi data dan profil karyawan), position control system (identifikasi jabatan/posisi dengan mudah), performance management information system (penilaian kinerja karyawan), applicant selection, dan government reporting system.

  1. Aplikasi HRIS Tactical

Tipe ini merupakan aplikasi HRIS dengan pilihan modul yang terintegrasi untuk mengelola kebutuhan HR dalam urusan manpower planning, training, recruitment, serta development.

Dengan aplikasi tipe tactical ini, perusahaan akan terbantu untuk menemukan kandidat karyawan yang sesuai serta meningkatkan kemampuan dan produktivitas karyawannya.

  1. Aplikasi HRIS Strategic

Tipe aplikasi HRIS yang satu ini mengandung pilihan modul yang terintegrasi dengan hal-hal yang berkaitan dengan strategi perusahaan beserta karyawannya.

Komponen yang masuk bagian aplikasi HRIS strategic ini seperti supporting workforce planning, specialized HRIS, serta information system supporting labor negotiation.

Tips Memilih Aplikasi HRIS Terbaik

  1. Budget

Hal pertama yang penting untuk Anda perhatikan adalah budget. Jangan pernah memaksakan untuk menggunakan HR dengan fitur yang lengkap jika memang budget perusahaan Anda tidak bisa mencukupinya, pilih software yang memang sesuai dengan kebutuhan Anda dan juga sesuai dengan financial bisnis.

Meski begitu untuk menentukan budget yang tepat ini sangat tergantung dengan klasifikasi perusahaannya.

Misalnya saja adalah budget penggunaan HR Software Indonesia untuk perusahaan dengan karyawan 50 dengan karyawan 100 tentu akan berbeda. Oleh sebab itu memahami budget dan skala perusahaan terlebih dahulu ini akan sangat penting.

  1. Pengalaman dan Reputasi

Tips memilih HR software selanjutnya adalah pilih yang berpengalaman dan memiliki reputasi bagus. Anda bisa membandingkan penawaran yang ditawarkan oleh vendor dengan testimoni perusahaan lain yang pernah menggunakan HR software tersebut.

Apakah banyak yang puas dengan software yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut atau tidak. Tingkat kepuasan perusahaan ini menjadi acuan tentang reputasi dan juga pengalaman vendor. Pastikan pula jika vendor tersebut sudah memiliki pengalaman yang cukup lama dalam software ini.

  1. Fitur

Setiap software HR ini memiliki fitur masing-masing sehingga pastikan jika fitur yang Anda pilih pas dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Untuk memastikan software tersebut benar-benar cocok untuk bisnis Anda mintalah demo dan juga melihat langsung simulasi dari penggunaan software HR tersebut.

  1. Keamanan

Software HR ini mampu menyimpan banyak data secara aman yang berhubungan dengan informasi tentang karyawan dan juga perusahaan dimana sifatnya adalah rahasia. Data adalah aset yang sangat penting jangan sampai data tersebut bocor ke pihak kompetitor bisnis Anda.

  1. Fleksibilitas

Tips yang terakhir adalah pastikan jika HR software Indonesia tersebut mampu diimplementasikan ke komputer kantor sesuai dengan spesifikasi yang ada.

Jika Anda membutuhkan fleksibilitas pastikan untuk memilih HR software berbasis cloud yang bisa diakses melalui perangkat yang tersambung dengan komputer. Anda juga bisa mengakses software kapan pun dan di mana pun.

Keuntungan Menggunakan HR System dalam Praktik Manajemen SDM

Penggunaan HRIS dalam praktik manajemen sumber daya manusia dewasa ini hampir tidak memiliki poin yang dapat dikategorikan sebagai kontra. Tujuan utama HRIS adalah untuk meringankan pekerjaan HR terutama di bidang administrasi.

Semakin berkembangnya ilmu dan pandangan di bidang HR, tidak hanya administrasi saja, kegiatan HR lainnya yang berkaitan dengan perkembangan SDM hingga engagement  karyawan menjadi fokus yang harus bisa diselesaikan dengan baik. HRIS pun turut berkembang untuk mendukung praktisi HR dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

Sedikit hal yang mungkin menjadi pertimbangan dalam menggunakan HRIS adalah dari segi harga dan kemampuan praktisi HR dalam menjalankan software HRIS.

Untuk mengatasinya, pilihlah produk dan modul yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pilih juga fleksibilitas untuk upgrade/downgrade software di masa depan. Dari situ Anda dapat menyesuaikan harga dan mulai menggunakan HRIS.

Kemampuan dalam mengerjakan software HR juga merupakan tantangan tersendiri. Tetapi, tantangan tersebut adalah hal yang harus dilalui demi membuat perubahan yang lebih baik bagi perusahaan.

Terlebih, hampir semua penyedia produk software HRIS menyediakan tim yang siap untuk membantu Anda selama penggunaan software HRIS sehingga hal ini seharusnya tidak menghalangi perusahaan untuk mulai menggunakan HRIS.

Kesimpulan

Banyak sekali manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan HRIS dalam mengerjakan tugas Anda sebagai praktisi HR. Otomatisasi dalam pekerjaan administrasi akan sangat memangkas waktu Anda sehingga Anda bisa fokus dalam pengembangan SDM.

Setelah mengetahui dasar untuk memilih software HRIS mana yang ingin Anda gunakan, selanjutnya Anda tinggal mempelajari setiap produk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Beberapa poin yang dapat dijadikan pertimbangan ketika memilih software mana yang sekiranya cocok dengan perusahaan juga dapat dilihat pada kolom di bawah.

Empat Hal Penting dalam Memilih HRIS

  1. Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan
  2. Pastikan keamanan data perusahaan terjamin
  3. Pertimbangkan akurasi dan fleksibilitas sistem
  4. Hitung biaya investasi dari penginstalan sistem

Dari sekian banyak aplikasi HRIS yang beredar saat ini, salah satu yang terbaik adalah Talenta by Mekari.

Talenta adalah aplikasi HRIS berbasis cloud milik Mekari yang telah banyak terlibat di industri SaaS. Talenta memiliki dua pilihan produk, yaitu Enterprise dan Bisnis. Berikut adalah masing-masing fiturnya:

Jenis Layanan pada Talenta

Enterprise

  • Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
  • Manajemen Waktu (fingerprint, manajemen shift & overtime)
  • Payroll (payroll disbursement, BPJS, penghitungan pajak)
  • Benefit Karyawan (manajemen reimbursement)

Bisnis

  • Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
  • Manajemen Waktu (manajemen shift & overtime)
  • Payroll (penghitungan gaji, BPJS, pajak)
  • Benefit Karyawan (loan & reimbursement management)

Jangan segan untuk menghubungi Talenta by Mekari dan meminta demo gratis selama 14 hari untuk meyakinkan pilihan Anda. Selamat memasuki era digitalisasi bidang manajemen sumber daya manusia!

Penulis:

You have not selected any widget for this sidebar.

Baca Juga